Hacer una lista de pendientes es el primer paso para realizar el trabajo. ¿Pero cómo determinas de qué debes encargarte primero cuando no tienes tiempo suficiente para hacer todo en un día? Con la priorización efectiva, puedes aumentar tu productividad y asegurarte de que tus tareas más urgentes reciban atención inmediata.

La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a distinguir entre las tareas urgentes e importantes para que puedas organizar tu flujo de trabajo de manera eficiente. En este artículo, explicaremos cómo establecer una matriz de Eisenhower y te daremos algunos consejos para la priorización de tareas.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower es una forma de organizar las tareas según su urgencia e importancia para que puedas priorizar de manera efectiva el trabajo más importante.

Dwight D. Eisenhower, el 34.º presidente de los Estados Unidos y un general de cinco estrellas durante la Segunda Guerra Mundial, presentó la idea que más tarde conduciría a la matriz de Eisenhower. En un discurso de 1954, Eisenhower citó a un rector de universidad anónimo cuando dijo: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. 

Stephen Covey, autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, tomó las palabras de Eisenhower y las usó para desarrollar la ahora popular herramienta de gestión de tareas conocida como la matriz de Eisenhower. 

La matriz de Eisenhower también se conoce como la matriz de gestión del tiempo, la caja de Eisenhower y la matriz urgente-importante. Esta herramienta te ayuda a dividir tus tareas en cuatro categorías: las tareas que realizarás primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que eliminarás.

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Cómo distinguir entre tareas urgentes e importantes

Urgente e importante pueden parecer palabras similares, pero al analizarlas en términos del principio de Eisenhower, la diferencia entre las dos es fundamental. Diferenciar entre lo urgente y lo importante dentro de la matriz de Eisenhower puede ayudarte a identificar en qué tareas debes enfocarte y qué tareas podrían ser mejor abordadas por otros miembros del equipo.

Las tareas urgentes requieren tu atención inmediata. Cuando algo es urgente, debe hacerse ahora, y existen consecuencias claras si no finalizas esas tareas en un marco de tiempo específico. Estas son tareas que no puedes evitar, y cuanto más te demores en terminarlas, más estrés experimentarás, y esto puede llevar al agotamiento.

Algunos ejemplos de tareas urgentes pueden incluir:

• Finalizar un proyecto con una fecha de entrega de último momento

• Encargarte de una solicitud urgente de un cliente

• Reparar una tubería rota en tu departamento

Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero estas tareas te ayudan a lograr tus objetivos a largo plazo. El hecho de que estas tareas sean menos urgentes no significa que no importen. Deberás planificar cuidadosamente estas tareas para que puedas usar tus recursos de manera eficiente. 

Algunos ejemplos de tareas importantes pueden incluir:

• Planificar un proyecto a largo plazo

• Establecer contactos profesionales para crear una base de clientes

• Tareas habituales y proyectos de mantenimiento

Una vez que aprendas a distinguir entre las tareas urgentes e importantes, puedes comenzar a separar tus tareas en los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower.

Crea una plantilla para matriz de Eisenhower

Los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower

Tener una larga lista de tareas pendientes puede parecer abrumador, pero el objetivo de la matriz de Eisenhower es analizar estas tareas una por una y separarlas en cuadrantes. Cuando puedas ver tus tareas en sus categorías correspondientes, podrás programarlas y dedicarte al trabajo que sea más importante.

Cuadrante 1: Hacer

El cuadrante uno es el cuadrante “hacer”. Aquí es donde colocarás las tareas que sean urgentes e importantes. Cuando veas una tarea en tu lista de pendientes que debe hacerse ahora, que tiene claras consecuencias y afecta tus objetivos a largo plazo, colócala en este cuadrante. 

No debería haber dudas en cuanto a qué tareas pertenecen a este cuadrante porque son las tareas que primero te vienen a la mente y que probablemente te estresen más.

Cuadrante 2: Programar

El cuadrante dos es el cuadrante “programar”. Aquí es donde colocarás las tareas que no son urgentes pero que son importantes. Como estas tareas afectan tus objetivos a largo plazo pero no tienen que hacerse de inmediato, puedes planificar estas tareas para más adelante. 

Te encargarás de estas tareas después de haber finalizado las tareas del cuadrante uno. Puedes usar varios consejos sobre gestión del tiempo para ayudarte a realizar las tareas de este cuadrante. Algunas estrategias útiles pueden incluir el principio de Pareto o la técnica Pomodoro. 

Cuadrante 3: Delegar

El cuadrante tres es el cuadrante “delegar”. Aquí es donde colocarás las tareas que son urgentes pero que no son importantes. Estas tareas se deben realizar ahora, pero no afectan tus objetivos a largo plazo. 

Como no tienes una conexión personal con estas tareas y probablemente no se requieren tus habilidades específicas para poder realizarlas, puedes delegarlas a otros miembros de tu equipo. Delegar las tareas es una de las formas más eficientes de gestionar tu carga laboral y darle a tu equipo la oportunidad de expandir sus habilidades.

Cuadrante 4: Eliminar

Una vez que hayas analizado tu lista de pendientes y colocado las tareas en los primeros tres cuadrantes, notarás que aún te quedan algunas pocas tareas. Las tareas que quedan no son urgentes ni importantes.

Estas distracciones sin importancia y sin urgencia simplemente se interponen en tu camino para lograr tus objetivos. Coloca estos elementos restantes de tu lista de tareas pendientes en el cuarto cuadrante, que es el cuadrante “eliminar”. 

4 consejos para priorizar tus tareas

La mejor manera para comprender la diferencia entre urgencia e importancia es usar la matriz de Eisenhower, pero quizás aún tengas dificultades para priorizar las tareas. Estos son algunos consejos que pueden ayudarte con la priorización cuando tengas que ordenar las tareas en cada cuadrante.

1. Codifica las tareas por color

Codificar por color tus tareas es una táctica que puede ayudarte a visualizar los elementos de mayor prioridad. Cuando analices tu lista de tareas pendientes, intenta asignar cuatro colores según el nivel de prioridad. Usa el código de la siguiente manera:

• Verde = elementos de mayor prioridad

• Amarillo = segunda prioridad más alta

• Azul = tercera prioridad más alta

• Rojo = no es un prioridad

Cuando hayas etiquetado tus tareas por color, estos colores te trasladarán directamente a la matriz de Eisenhower. Las tareas verdes son tus tareas del cuadrante uno: “hacer”. Las tareas amarillas son tus tareas del cuadrante dos: “programar”. Las tareas azules son tus tareas del cuadrante tres: “delegar” y las tareas rojas son tus tareas del cuadrante cuatro: “eliminar”.

2. Limita las tareas a 10 por cuadrante

Incluso si tienes muchas tareas en tu lista de tareas pendientes, intenta limitarlas a 10 elementos por cuadrante. Esto evitará que tu matriz de Eisenhower se vuelva desordenada y abrumadora.

Puedes hacer varias matrices, pero al limitar tu lista de tareas a acciones pendientes necesarias te asegurarás de empezar el proceso de priorización sin perder tiempo.

3. Haz listas de tareas pendientes personales y profesionales

Otra forma de limitar la cantidad de elementos en tu matriz de Eisenhower es crear matrices separadas para tus listas de tareas pendientes personales y profesionales.

Tus tareas laborales y personales requieren diferentes plazos, recursos y métodos, y probablemente también requieran diferentes procesos mentales. Para gestionar de manera efectiva tus metas profesionales y personales, tendrás que “dividir y conquistar”. 

4. Elimina, luego prioriza

Primero, elimina las tareas innecesarias para poder priorizar de manera efectiva. Con esta estrategia, abordarás el cuadrante cuatro antes de pasar a los cuadrantes uno, dos y tres.

Cuando repases tu lista de tareas pendientes, evalúa qué elementos anotaste que no deberían estar allí.

De hecho, el 60 % de nuestro tiempo en el trabajo está dedicado a los pormenores del trabajo; por ejemplo, compartir los estados de aprobación o hacer el seguimiento de la información. Si puedes descartar elementos rápidamente, hazlo. Esto acelerará el proceso de priorización, y probablemente pasarás a una segunda ronda de eliminación al final.

Ejemplo de matriz de Eisenhower

Para que entiendas mejor qué tareas puedes colocar en cada cuadrante de tu matriz de Eisenhower, nos adelantamos y te proporcionamos algunos ejemplos aquí.

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el cuadrante 1:

• Escribir un artículo del blog para mañana

• Finalizar una propuesta de un proyecto

• Responder a los emails de clientes

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el cuadrante 2:

• Inscribirte en un curso de desarrollo profesional

• Participar en un evento profesional

• Agregar mejoras a un proyecto personal

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el cuadrante 3:

• Subir artículos al blog

• Transcribir las notas de una reunión

• Responder a los emails que no son de clientes

Ejemplos de tareas que puedes incluir en el cuadrante 4:

• Realizar los pormenores del trabajo

• Asistir a una reunión de actualización de estado

• Compartir las aprobaciones de estado

Recuerda que es recomendable separar las matrices para el trabajo y la vida personal de modo que puedas encargarte de tus listas de tareas pendientes usando los métodos que mejor se adapten a cada momento y lugar.

Crea tu matriz de Eisenhower con herramientas de gestión de tareas

Ordenar tu lista de tareas pendientes es la parte más difícil de la matriz de Eisenhower, pero con la automatización ya no tienes que hacer este paso manualmente.

Usa el software de gestión de tareas para determinar qué tareas tienen mayor prioridad. Con la gestión de tareas, puedes clasificar, codificar por color y delegar las tareas a tu equipo. Deja que la matriz de Eisenhower aumente tu productividad para que puedas lograr tus objetivos en menos tiempo.

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